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3 Questions- Comment aménagez votre bureau en trois étapes

Dans cet article, nous allons vous présenter les parallèles entre votre mode de travail et l'aménagement de votre bureau. Il convient de répondre à trois questions fondamentales avant d'entreprendre d'aménager un bureau adapté aux besoins d'une organisation spécifique et de ses employés. 

Les différences entre les modes de travail, les activités et les modèles d'aménagement du bureau sont résumées par les réponses à trois questions concernant : le mode de travail, les activités et l'aménagement du bureau.

Étape 1 : QUEL est le mode de travail dans votre organisation ?

  • Quelle est la politique de l'organisation ? - L'employeur est-il favorable au travail à distance/hybride, l'entreprise a-t-elle des règles spécifiques concernant le travail à distance, etc.

  • Quelles sont les tâches quotidiennes auxquelles les employés s'attaquent ? Certaines d'entre elles peuvent-elles être accomplies en dehors des bureaux sans compromettre la qualité du résultat ? Ou bien un bureau est-il finalement préférable ?

  • Les employés utilisent-ils des outils ou des équipements spécialisés dans leur travail quotidien (par exemple, un ordinateur de bureau) ?

Les réponses à ces questions vous aideront à décider quel mode de travail est le meilleur pour les employés.

Scheme 1

MODE DE TRAVAIL

SUR SITE

Pour les personnes qui ne peuvent pas travailler n'importe où en raison de la nature de leur travail, de la nécessité d'utiliser des équipements spécialisés ou de manipuler un grand nombre de documents. Cela concerne également les organisations qui choisissent de travailler selon ce mode.

HYBRIDE

Pour les personnes qui peuvent effectuer certaines de leurs tâches n'importe où - par exemple à domicile - et rester aussi efficaces qu'au bureau.

REMOTE

Pour les personnes qui peuvent travailler à l'extérieur du bureau à plein temps - il s'agit généralement de freelances.

Scheme 2

Étape 2 : Quelle est l'activité principale dans les bureaux ?

  • Quel type d'activités les employés effectuent-ils ?

  • S'agit-il principalement de travail de groupe ou de travail individuel ?

  • Quelle est l'activité dominante ?

  • Pourquoi les employés viennent-ils au bureau ?

  • Quelles activités l'espace de bureau est-il censé soutenir ?

Ces questions - et les réponses qui y sont apportées - sont importantes et doivent être prises en compte par les décideurs de l'entreprise. C'est ainsi que vous prendrez des décisions éclairées sur le type et la désignation des espaces de bureau, afin de procéder à un aménagement fonctionnel à un stade ultérieur.

Chaque espace de bureau devrait comprendre 4 zones : administrative, de travail concentré, de communication et de détente. Les proportions varieront en fonction de la nature des activités du bureau.

Les activités exercées par les salariés peuvent être classées dans les catégories suivantes :

  • routine - c'est-à-dire travail administratif et individuel - ces activités sont dominantes dans les entreprises où les tâches administratives, telles que la rédaction de courriers électroniques, le remplissage de documents, le travail sur les logiciels de l'entreprise ou le traitement des données, sont les tâches de base confiées aux employés. C'est également le domaine principal dans les organisations où les employés travaillent principalement de manière individuelle et n'ont pas besoin de beaucoup d'opportunités (et d'espace) pour communiquer ;

  • le travail conceptuel et créatif - ces activités sont observées dans les entreprises qui se concentrent sur l'établissement de relations et l'échange de pensées ou d'informations. Il s'agit de l'activité dominante dans les organisations où la communication et la construction de relations sont les plus importantes.

  • mixte - la nature du travail combine des activités routinières, basées sur la communication et créatives.

Étape 3 : Quel type de bureau ?

La dernière partie du processus de décision consiste à choisir le modèle d'aménagement du bureau. Une fois que vous savez quel est le mode de travail prédominant et quelles sont les activités qui seront effectuées au bureau, vous pouvez décider comment aménager l'espace de bureau. Vous devez garder à l'esprit que le bureau doit offrir un soutien plutôt qu'une limitation, et favoriser l'exécution efficace des tâches quotidiennes.

Bureau cellulaire

Il s'agit d'un espace où l'on effectue principalement des tâches administratives. L'espace dominant sera donc celui conçu pour ceux qui travaillent derrière un bureau ou qui sont engagés dans des opérations techniques. Cette disposition garantit la plus grande intimité et offre la possibilité d'avoir son propre espace séparé.

Espace ouvert

Sans murs pour limiter l'espace, vous pouvez introduire de nouvelles zones conçues pour augmenter et améliorer l'efficacité, la motivation et le bien-être des employés. Dans un open space, le rôle de la zone de communication est prépondérant, ce qui signifie que vous trouverez plus d'espace pour des réunions formelles, des salles de conférence ou des zones pour des consultations ad hoc.

Bureau zoné

Assure des postes de travail attribués en permanence à chaque employé et disposés dans un espace ouvert. Les employés peuvent également utiliser une série d'espaces supplémentaires, conçus pour améliorer et soutenir des activités et des tâches spécifiques. Par exemple, si une entreprise se concentre sur la coopération, l'espace de bureau comprendra un certain nombre de zones de réunion.

Lieu de travail basé sur l'activité

Ce type de bureau vous permet de rester en mouvement. Les employés n'ont pas de postes de travail assignés en permanence. De même, le nombre de postes de travail n'est pas le même que l'effectif total. Dans cet espace de bureau, vous trouverez des endroits conçus pour des activités et des zones particulières, comme des salles de réunion avec les clients/collègues, des cabines téléphoniques insonorisées ou des salles de discussion. Cette disposition des bureaux favorise fortement les interactions humaines. Elle augmente également l'autonomie des employés, offre un choix et garantit un espace de travail concentré.

Bureau hybride

Le centre de communication - change de fonction. Il promeut désormais des valeurs telles que la communication, la coopération, la culture et l'atmosphère de l'entreprise, ainsi que l'établissement de relations interpersonnelles. Dans un bureau hybride, le nombre de postes de travail n'est pas le même que le nombre d'employés (partage de bureau), et les tâches administratives ou le travail ciblé peuvent être effectués en dehors du bureau, par exemple à domicile. Un bureau est un lieu de réunion et de travail en équipe.

Il n'existe pas de réponse unique à la question de savoir quel mode de travail, quelle activité dominante ou quelle disposition fonctionnelle est la meilleure. Ils ont tous des avantages et un certain potentiel, et chacun est conçu pour un certain nombre d'activités différentes.

Lorsque vous choisissez le mode de travail, l'activité, l'organisation du travail et l'agencement fonctionnel, la dernière chose à faire est de suivre les dernières tendances. Il s'agit d'une décision importante, dont le résultat doit correspondre à l'entreprise et convenir à ses employés. L'un de nos clients l'a compris lorsqu'il a eu l'idée d'introduire un bureau hybride. Il s'est concentré sur le fait que certains de ses employés étaient engagés dans un travail hybride. Malheureusement, la culture organisationnelle et les activités dominantes (travail individuel et créatif) ont non seulement empêché la réussite du modèle, mais ont aussi rendu la vie difficile aux employés, qui ne trouvaient pas leurs marques dans le nouvel espace aménagé. Nous sommes revenus sur les deux premiers "Quoi" et ensemble, nous avons trouvé la réponse à la question "Quel type de bureau soutiendra les employés et leur permettra d'accomplir efficacement leurs tâches quotidiennes ?". Comme vous pouvez le constater, même le meilleur espace peut causer des problèmes s'il n'est pas bien adapté aux besoins.

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