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Partagez Votre Poste et gagnez en espace de travail

Selon nos recherches, le taux d'occupation moyen d'un bureau est de 45%. Les entreprises modernes peuvent-elles se permettre de financer autant d'espace inutilisé ? Elles envisagent de plus en plus de mettre en place un système de desk sharing : les postes de travail partagés. Ainsi, elles prennent en considération non seulement l'aspect économique, mais également l'espace disponible, qui pourrait être beaucoup mieux exploité.

Le matin, vous arrivez au travail. En entrant au bureau, vous vous dirigez directement vers votre casier : un petit rangement où vous gardez toutes vos affaires. Vous emmenez votre ordinateur portable et quelques documents nécessaires, car vous débutez la journée par une réunion avec votre supérieur. Vous allez vers la salle de réunion préalablement réservée. Après la réunion, vous avec un rendez-vous téléphonique avec un client. Vous vous asseyez sur une banquette et revisez vos notes sur l'ordinateur pour vous préparer à la conversation. Puis, vous vous dirigez vers une cabine téléphonique, d'où vous appelez votre client. Lorsque la conversation est terminée, vous souhaitez répondre à quelques emails. Vous devez également rédiger un rapport. Pour ce faire, vous n'aurez pas besoin d'un calme absolu, c'est pourquoi vous vous rendez dans l'open space. Vous vous installez à un bureau libre, vous connectez l'ordinateur et vous ouvrez votre boîte de réception...

VOUS Y GAGNEZ, VOUS N'Y PERDEZ PAS

Voici à quoi peut ressembler votre journée de travail dans un système de desk sharing. Cette solution, basée sur l'idée du partage, est de plus en plus fréquente dans des bureaux flexibles. De nos jours, à l'époque où la tendance en vogue est celle du partage, de biens divers, comme la voiture, le logement, et où les services deviennent communs, l'usage du même poste de travail par plusieurs employés n'étonne plus. Néanmoins, cela peut toujours provoquer des réactions de peur ou de doute. C'est parce que le système de bureaux partagés est injustement associé à une perte de son propre poste de travail.

En réalité, le desk sharing est une idée plus large, qui offre des commodités diverses dans l'espace de travail et constitue un avantage pour l'employé. Selon ce concept, réaliser un travail efficace de manière confortable ne consiste pas à avoir son propre bureau, mais plutôt à avoir accès aux endroits permettant de réaliser des tâches particulières. C'est pourquoi il est nécessaire de mettre en place des espaces de travail supplémentaires, pour téléphoner, pour travail en silence, pour des réunions informelles, des réunions en petits groupes, et des espaces créatifs ou de travail conceptuel.

LES SOUS-MARINS COMME SOURCE D'INSPIRATION

D'où vient le desk sharing ? L'origine de ce concept s'est inspiré de hot bunking, un système de couchettes partagées, utilisé jadis sur la plupart des navires de guerre, et qui est actuellement employé à bord des sous-marins. L'espace libre sur ce type de bateaux est extrêmement précieux et utilisé avant tout pour ranger les armes. Vu que les marins travaillent en système par équipes, et qu'il y a toujours une partie d'équipage qui est de garde, le nombre de couchettes est moins important que le nombre de personnes sur le bateau. Les marins les utilisent à tour de rôle, ainsi les lits sont occupés en permanence et restent réchauffés, d'où le nom de « hot bunk » (« la couchette chaude »). Le nombre de couchettes dépend du système d'équipes en place sur le bateau : c’est généralement une couchette par 2 à 3 marins. Cette solution permet de minimiser l'espace prévu pour dormir, et d'utiliser les mètres carrés ainsi économisés à d'autres fins. L'idée de partage d'espace a été transposée dans l'environnement des bureaux sous forme de postes de travail partagés, puis est réapparue à plusieurs reprises dans les années 80 et 90. Mais cette mise en place précoce a été empêchée par le niveau de technologie insuffisant et par le manque d'outils nécessaires pour permettre un travail efficace loin d'un poste de travail fixe.

HOT DESKING ET DESK SHARING

Hot-desking

c'est le concept d'un bureau utilisé par des personnes travaillant à des heures différentes. Ce système a été créé en particulier pour les employés mobiles ou les employés travaillant par équipes (p.ex. les téléconseillers). Les bureaux disposent généralement d’une zone de hot desking pour les employés venant d'autres départements (également appelé hoteling), ou pour les personnes qui souhaitent travailler ensemble  pendant un certain temps, mais la disposition de leurs bureaux individuels ne le permet pas.

Desk-sharing

Consiste à une occupation temporaire d'un bureau libre par un employé. Ce système a été conçu pour les départements dont les activités consistent à assister à des réunions diverses, dans le bureau ou à l'extérieur, ainsi plusieurs bureaux restent inocupés. Selon l'idée du desk sharing, un employé n'a pas de place attribuée, et il utilise le bureau entier et ses divers espaces pour travailler.

Si une personne en particulier a besoin de travailler à un bureau, elle peut choisir n'importe quel poste libre. Lorsque le travail est terminé, l'employé laisse le bureau rangé et vide. Les employés peuvent circuler (changer de poste de travail) selon leurs besoins, soit au sein de leurs propres départements ou dans tous les espaces du bureau. Le nombre de postes pour une équipe particulière dépend de leur niveau de mobilité, qui doit être déterminé par une recherche.

LES PRINCIPES DU CONCEPT

Un bureau n'est pas nécessairement la meilleure place pour réaliser toutes les tâches au travail : c'est la devise principale du desk sharing. Il n'est pas naturel de passer huit heures par jour devant un bureau et de réussir toutes ses tâches efficacement.

Pensez à votre façon de travailler à la maison. Lorsque nous travaillons sur un projet important, nous nous mettons généralement à table ; lorsque nous lisons, nous nous asseyons sur un canapé ou dans un fauteuil ; lorsque nous réfléchissons en silence sur des divers concepts, nous adoptons une position confortable. Selon les concepts modernes, ce style de travail est aussi recommandé au bureau. Auparavant, nous avons tout fait assis devant un bureau : nous passions des appels téléphoniques, écrivions des emails, étudions des documents importants et réfléchissions sur de nouvelles idées. Aujourd'hui, nous aménageons des espaces qui assurent des conditions optimales pour exécuter toutes ces  tâches ; de ce fait, un bureau n'a plus la fonction polyvalente d'autrefois.

Les aspects économiques sont le second principe du desk sharing. Les postes vides sont l'emblème des entreprises modernes, qui permettent des modes de travail flexibles, mais qui n'y ont pas encore adapté leurs locaux. Selon nos analyses, le taux moyen d'occupation d'un bureau dans les entreprises est de 45%, ce qui signifie que pendant plus de 55% de la journée les postes de travail restent inoccupés, et que chaque mètre carré qui n'est pas utilisé génère des frais superflus pour l'employeur. Le système desk sharing permet d’atténuer ce problème : le nombre de postes est inférieur au nombre d'employés, ce qui permet d'économiser de l'espace, pour l'utiliser par exemple à l'aménagement d'autres zones.

COMMENT METTRE EN PLACE LE SYSTÈME DE BUREAUX PARTAGÉS DANS VOTRE ENTREPRISE ?

La mise en place du desk sharing constitue un énorme défi pour l'entreprise. Cela implique le changement des habitudes, de la philosophie de travail, du style de gestion (le personnel est plus dispersé), du circuit d'information et même des méthodes de communication. Cela éxige également des modifications technologiques et avant tout le réaménagement d'espace de bureau.

La décision de mettre en place ou non un système de postes partagés dans une entreprise doit s'appuyer sur une série d'analyses. Le mode de travail et le taux d'occupation des bureaux dans des départements spécifiques doivent impérativement y être soumis. Les données détaillées sont également cruciales à l'étape suivante, lorsque l'espace de bureau est aménagé. Elles sont essentielles, car le projet d'aménagement doit être entièrement adapté au caractère de l'entreprise. Les employés, en tant qu'utilisateurs finaux d'un bureau, devraient pouvoir accéder à tous les espaces de travail nécessaires dans leur nouveau bureau. De plus, ces espaces doivent être en nombre suffisant et idéalement situés. Les procédures difficiles, telles que les analyses ou l'agencement d'espace de bureau, doivent s'accompagner d'activités douces.

Il faut préparer les employés au nouveau mode de travail et leur apprendre comment utiliser le nouvel espace. Les cadres supérieurs, quant à eux, doivent disposer des connaissances et capacités nécessaires pour gérer efficacement les employés dans le nouvel environnement de travail. Lors du processus de gestion de changement (Workplace Change Management), il est conseillé de se faire accompagner par des consultants externes, des experts dans ce domaine, qui s'occupent quotidiennement de mettre en place ce genre de changements.

RÈGLES DE TRAVAIL CONFORMES À L'IDÉE DU DESK SHARING

DES CASIERS

Un espace adapté pour le desk sharing doit être équipé des casiers : des petits modules verrouillables et attribués à chaque employé pour y ranger leurs documents, sacs, affaires personnelles, etc.

PAS DE TÉLÉPHONE FIXE

Dans une entreprise qui a décidé de mettre en place le système de postes partagés, il n'est pas possible d'utiliser des téléphones fixes, puisque les bureaux ne sont pas attribués aux employés.

LE BUREAU ENTIER DEVIENT MON POSTE DE TRAVAIL

L'employé dispose de tous les espaces de travail et de toutes les fonctionalités disponibles au sein du bureau.

POLITIQUE DU BUREAU PROPRE

Une fois le travail terminé, lorsque l'employé change de place, il prend toutes ses affaires et laisse le bureau rangé.

UN ESPACE POUR RANGER DES DOCUMENTS COMMUNS

En cas de besoin (p.ex. si un département possède plusieurs documents communs), il faut équiper le bureau de rangements ou d'archives, accessibles à tous les employés.

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