La rémunération des employés étant l’une des dépenses les plus coûteuses pour une entreprise (cela représente entre 60 et 80 % de ses coûts d’exploitation), il semble risqué de créer un environnement de travail sans en informer et sans faire participer les utilisateurs pour lesquels ce projet est conçu. D’autant plus que l’efficacité des employés augmente lorsqu’ils sont impliqués dans le processus d’aménagement de leur nouvel espace de travail (G. Frątczak 2015).

La participation des employés dans la création de l’espace peut commencer par un sondage portant sur l’espace actuel. Cette approche peut notamment permettre de définir le niveau de satisfaction des employés relatif à l’espace de bureau actuel ou d’adapter l’espace existant à leurs besoins, selon le type de travail qu’ils exercent. Cette recherche est également importante pour le promoteur du projet et l’équipe travaillant sur le projet, car elle les aide à définir, par exemple, le niveau d’utilisation de l’espace de bureau.

De plus en plus d’entreprises adoptent ce type d’approche. Pour notre part, nous avons déjà examiné plusieurs milliers d'employés. Certaines entreprises décident toutefois de ne pas impliquer leurs collaborateurs dans le processus d’aménagement de nouveaux bureaux et se retrouvent alors confrontées à des problèmes pour garder les employés qui ne se sentent pas bien dans leur nouvel espace. Certains peuvent même aller jusqu’à changer de travail. Ce type de situation peut survenir lorsqu’une entreprise se concentre uniquement sur le LIEU, alors qu’il est bien plus pertinent d’adopter une approche globale intégrant les PROCESSUS (ex. processus d’entreprise suivis dans le nouveau bureau) et les PERSONNES (leur satisfaction et leur efficacité).

La meilleure solution consiste à s’assurer que le processus de transition vers un nouveau bureau est global. La gestion du changement de lieu de travail est un processus qui s’étend sur toute la durée du projet. Cette démarche peut être accompagnée de travaux de recherche ou être effectuée de manière indépendante. Pourquoi est-ce important ? Lorsque l’on envisage d’effectuer un quelconque changement, il est nécessaire que les collaborateurs soient prêts à remplacer les choses auxquelles ils étaient habitués par de nouvelles choses inconnues. Vous vous dites que cela semble très idéaliste, que c’est une perte de temps et d’argent, qu’il est inutile de se compliquer la vie et que la gestion d’une entreprise est en réalité bien plus complexe que cela ? Et bien, détrompez-vous.

La réalité a beaucoup changé. Voici quelques-unes des tendances que nous observons aujourd’hui :

• Passage d’un travail répétitif à un travail conceptuel/créatif

• Recherche de solutions innovantes dans chaque domaine (lien avec la première tendance)

• Importance d’augmenter la participation des employés

• Efforts pour attirer et retenir les meilleurs employés

• Image de marque de l’employeur

• RSE, développement durable

• Flexibilité de l’espace, de la forme, du temps et du lieu de travail

Depuis le début du 20^e siècle, l’espace de bureau a évolué de pair avec les changements de tendances commerciales et sociales. Les espaces de travail sont un véritable moteur de changement dans les entreprises, ce qui signifie que l’aménagement d’espaces de bureau peut être un moyen efficace d’appuyer les changements dans une entreprise (F. Duffy, 2005). Mais nous ne devons pas oublier qu’un changement de style d’aménagement de bureau (une transition vers un open space par exemple) ou un changement de mode de travail (ex. Activity Based Working, bureaux partagés) nécessite une analyse particulière et approfondie.

Comme le montre le graphique, le changement peut entraîner différents types de réactions et d’émotions chez les employés, lesquels ont une incidence directe sur leur efficacité. Dans nos projets consacrés à la Gestion du changement de lieu de travail, nous nous concentrons sur deux éléments essentiels : la participation et la communication.

Dans le cadre de ce processus, nous réalisons diverses activités adaptées au profil de notre client. Celles-ci consistent à :

• préparer le processus de communication des changements

• faire participer les employés au projet et les soutenir dans chaque étape

• préparer les gestionnaires et l’équipe de projet au processus

• encourager les attitudes positives à l’égard du nouveau bureau/mode de travail

• faciliter l’adaptation des employés à leur nouvel espace de travail

Pour toutes ces raisons, il est intéressant de mettre en place un processus de Gestion du changement de lieu de travail. En effet, quelle que soit la qualité de conception du nouveau bureau, la réussite du projet dépend de l’adhésion des employés au nouvel espace de travail. Dans les recherches menées par le magazine Management Today (2003), 97 % des personnes interrogées déclarent que l’aménagement et la décoration de leur lieu de travail leur permettent de savoir à quel point leur employeur les apprécie.

Par ailleurs, un espace de bureau peut accroître la satisfaction des employés de 24 %, leur productivité individuelle de 5 % et leur efficacité de 11 %. Ce sont des avantages concrets pour une entreprise, et cette valeur ajoutée peut être obtenue via le processus d’aménagement d’un nouvel espace de travail. Nigel Oseland, cofondateur de Workplace Consulting Organisation, déclare qu’une « augmentation de 5 % de la productivité des employés peut permettre de compenser les coûts liés à l’entretien des locaux. » L’idée que « si nous ne conduisons pas le changement, c’est le changement qui nous conduira » peut également être un facteur de motivation.